Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituția pe care o reprezintă și persoanele din afară, fie că sunt cetățeni, fie că sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Priceperea de a întâmpina un vizitator determină calitatea relațiilor între cei care sunt viitori colaboratori în afaceri. De aceea, specialiștii consideră că în relațiile cu vizitatorii, se impun câteva reguli pe care o secretară trebuie să le cunoască:
- Publicitate -
1. Se oprește din lucru, dă mâna cu cel care intră în birou, iar dacă îl vede pentru prima dată se prezintă. Se prezintă și vizitatorul și spune scopul vizitei (secretara poate hotărî dacă problema ridicată de vizitator poate fi rezolvată de altă persoană din unitate). Dacă vizitatorul nu dorește să spună scopul, șeful este cel care va hotărî dacă îl va primi sau nu. Nu este de competența secretarei să respingă un vizitator sau să se poarte nepoliticos pe motiv că acesta dorește să-i comunice personal șefului scopul vizitei.
2. Caută să recunoască persoanele care nu vin pentru prima dată (în cadrul activității de secretariat memorarea figurilor și a numerelor de telefon este foarte importantă).
3. Să manifeste deferență și atenție față de toate persoanele, indiferent în ce calitate și cu ce problemă se prezintă la secretariat.
4. Să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care acest lucru este posibil).
