Să nu fim ipocriți, tuturor ne plac întreruperile și chiar dacă nu o vom recunoaște, ne bucură când colega de birou ne invită la o pauză de cafea, la un filmuleț amuzant pe YouTube etc. Problema este că toate aceste pauze ne afectează productivitatea. Studiile realizate asupra acestui subiect au arătat că întreruperile apar o dată la aproximativ șapte minute și durează aproximativ cinci minute, ceea ce înseamnă 68 de întreruperi pe zi, adică cinci – șase ore! Nu e de mirare că realizăm atât de puține sarcini din planificarea zilnică!
- Publicitate -
Pentru a nu se ajunge până aici, specialiștii recomandă câteva trucuri simple pentru a vă păstra concentrarea la birou și a fi mult mai eficienți:
1. Planificați-vă ziua încă de dimineață. Nu începeți prin a vă verifica e-mailurile. Pe lângă faptul că vă dă o stare de anxietate încă din primele ore ale zilei, s-ar putea să omiteți taskuri urgente, deoarece v-ați ambiționat să vedeți inbox-ul gol. Notați în agendă fiecare activitate a zilei și folosiți simboluri sau culori diferite în funcție de importanța fiecăreia.
2. Stabiliți intervale de lucru de 60-90 de minute. La finele acestui interval luați o pauză, însă concentrați-vă doar asupra activității respective. Ignorați invitațiile, e-mailurile și site-urile de socializare!
3. Dimineața, rezolvați cele mai complexe probleme, căci vă puteți concentra mai bine.
4. Stabiliți un orar pentru e-mail. Iar căsuța poștală personală o verificați doar acasă sau eventual în pauza de prânz.
5. Folosiți telefonul de câte ori este posibil, iar e-mailul, doar pentru a trimite documente sau pentru a obține confirmări scrise.
6. Abordați o singură problemă o dată!
7. Eliminați întreruperile și închideți ușa la birou! Folosiți primele 20 de procente ale fiecărei zile pentru a rezolva problemele cu cea mai mare importanță. Apoi, chiar dacă vor apărea întreruperi pe parcursul zilei, știți cu siguranță că ați progresat.
