Bune maniere când comunici pe net

În urma apariției și a dezvoltării tehnologiei care facilitează transmiterea online a mesajelor, se întâmplă să cădem în capcana că un mesaj transmis în viteză nu trebuie să fie neapărat elaborat, că niște mici greșeli de ortografie ar fi scuzabile. Specialiștii Businessweek sunt de altă părere, apreciind că acesta este momentul oportun pentru a restabili câteva reguli de bază cu privire la trimiterea, dar și la forma de răspuns acordat unui email. Ei recomandă folosirea email-ului ca pe o scrisoare de afaceri, care să includă o scurtă formulă de început, chiar dacă mesajul a fost retrimis de mai multe ori, dar și o serie de alte lucruri:1.Citește înainte de a-l trimite și corectează greșelile. De fiecare dată când trimiți cuiva un mesaj ce conține greșeli de ortografie, punctuație sau gramatică, le arăți oamenilor că nu îți pasă de calitatea muncii tale sau de reputația firmei unde lucrezi.

2. Ignoră greșelile altora. Este urât să critici greșelile altora legate de ortografie. Poate fi stânjenitor și chiar stârni represalii. Corectează mai bine greșelile înainte de a răspunde la mesaj sau de a-l trimite și altora. Fii amabil.

3. Nu trimite e-mailuri când ești nervos sau supărat. Numără până la 10 și respiră. Amintește-ți că percepția este subiectivă. Ceea ce înțelegi tu ar putea să nu fie ceea ce emițătorul intenționa să transmită. Calmează-te înainte de a răspunde unui mesaj care ți se pare jignitor. Ceea ce trimiți nu poate fi luat înapoi, așadar așteaptă și fii politicos. Abține-te de la acuzații sau limbaj abuziv. Cuvinte precum: "Te rog!", "Îmi cer scuze!" și "Mulumesc!" proiectează o imagine pozitivă.

4. Așteaptă-te ca e-mailul tău să devină public. Administratorii responsabili cu securitatea au acces la ele, iar cei care primesc mesajul ar putea să îl trimită și altora; deci ține minte acest lucru atunci când scrii mesajul!

5. Trimite din timp o cerere. Atunci când ai nevoie de ajutor în legătură cu o problemă, nu aștepta până în ultimul moment. Mesajele primite în ultimul moment sunt un motiv de frustrare pentru oameni. Email-urile pot avea întârziere de câteva minute sau ore, așa că planuiește-le din timp.

6. Răspunde imediat sau anunță că vei răspunde în curând. Răspunde unui mail la fel de prompt ca în cazul unui sms, scurt și la obiect. Dacă mesajul trebuie să fie lung, începe cu câteva linii de ghidare. Dacă mesajul este lung, începe cu un paragraf-rezumat, apoi folosește paragrafe scurte și lasă câte un rând libere între ele. Nu folosi majuscule și pictograme, abrevieri sau punctuație în exces.