Cum să comunici pe net

Oricât am fi de grăbiți, trebuie să avem grijă când transmitem un mesaj online. Specialiștii Businessweek recomandă respectarea unor reguli de bază cu privire la trimiterea, dar și la forma de răspuns acordat unui email. Ei susțin folosirea email-ului ca pe o scrisoare de afaceri, care să includă o scurtă formulă de început, chiar dacă mesajul a fost retrimis de mai multe ori, dar și o serie de alte lucruri:

1. Înainte de a trimite mesajul, citește-l și corectează greșelile. De fiecare dată când trimiți cuiva un mesaj ce conține greșeli de ortografie, punctuație sau gramatică, le arăți oamenilor că nu îți pasă de calitatea muncii tale sau de reputația firmei unde lucrezi.

2. Ni ține seama de greșelile altora. Este urât să critici greșelile altora legate de ortografie. Poate fi stânjenitor și chiar stârni represalii. Corectează mai bine greșelile înainte de a răspunde la mesaj sau de a-l trimite și altora. Fii amabil.

3. Abține-te să trimiți e-mailuri atunci când ești nervos sau trist. Numără până la 10 și respiră. Amintește-ți că percepția este subiectivă. Ceea ce înțelegi tu ar putea să nu fie ceea ce emițătorul intenționa să transmită. Calmează-te înainte de a răspunde unui mesaj care ți se pare jignitor. Ceea ce trimiți nu poate fi luat înapoi, așadar așteaptă și fii politicos. Abține-te de la acuzații sau limbaj abuziv. Cuvinte precum: "Te rog", "Îmi cer scuze" și "Mulumesc" proiectează o imagine pozitivă.

4. Oricând riști ca e-mailul tău să devină public. E-mailul privat este un oximoron. Este ca și cum ai zice că ești puțin însărcinată; așa ceva nu există. Administratorii responsabili cu securitatea au acces la ele, iar cei care primesc mesajul ar putea să îl trimită și altora; ține minte acest lucru atunci când scrii mesajul.

 5. Trimite din timp o cerere. Atunci când ai nevoie de ajutor în legătură cu o problemă, nu atepta până în ultimul moment. Mesajele primite în ultimul moment sunt un motiv de frustrare pentru oameni. Email-urile pot avea întârziere de cateva minute sau ore, așa că planuiește-le din timp.

6. Răspunde imediat sau anună că vei răspunde în curând. Răspunde unui mail la fel de prompt ca în cazul unui sms. Dacă ai nevoie de timp pentru a te gândi la răspunsul tău sau pentru a aduna 

 7. Fii scurt. Practic, email-urile au înlocuit scrisorile, dar devin din ce în ce mai lungi. Folosește bullet-uri acolo unde poți. Fii scurt și la obiect. Primim mai multe e-mailuri pe zi. Raspundem mai rapid celor în care mesajul este scurt.